Nie.

 

 

 

Gdy po likwidacji spółki pozostają sterty papierów i …. myszki

Agnieszka Stec-Bielak        05 września 2018        Komentarze (0)

Tytuł wpisu lekko „przewrotny”, niemniej jednak likwidując spółkę przedsiębiorcy często zastanawiają się co począć z ogromną ilością dokumentów jakie nierzadko zalegają w ich archiwach.

Obsługując firmy deweloperskie oraz spółdzielnie stałam się prawdziwym mistrzem szperania w wiekowych aktach zalegających w zaciemnionym i często zapomnianym pomieszczeniu do którego klucz wisi w miejscu ukrytym i niedostępnym dla zwykłych śmiertelników….

W takich chwilach zapominam, że nie jestem poczytną autorką powieści SF ani nawet kryminałów, więc powracam do rzeczywistości. Szarej. Papierowej.

Jak długi powinno istnieć archiwum? Tak długo jak istnieje Spółka. Niemniej jednak w przypadku pewnej kategorii dokumentów (księgowe, pracownicze) przepisy szczególne wskazują na dokładne okresy ich przechowywanie – jest to od 5 do 50 lat, w zależności od danych jakie się w nich znajdują.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dokumentacja pracownicza obejmuje dokumentację osobową oraz płacową, w tym listy płac, karty wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty. Termin przechowywania wskazanej dokumentacji wynosi 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika – pracodawcy (wygaśnięcia umowy). Dodatkowo, przepisy kodeksu pracy nakładają na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. W związku z czym taka dokumentacja powinna być przechowywana w siedzibie pracodawcy w miejscu zapewniającym im bezpieczeństwo. Czy takim pomieszczeniem będzie wspomniane powyżej archiwum? To zapewne zależy od innych jego użytkowników, tych bardziej „przyziemnych” …. (wybaczcie, naprawdę ostatnio naczytałam się horrorów)

Ze spraw jednak bardziej istotnych dla czytelnika, niż wspomniane powyżej myszki zamieszkujące niekiedy archiwa firmowe, w dniu 13 lutego 2018 r. została ogłoszona ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ustawa ta ma wejść w życie 1.01.2019 r. Głównymi założenia wprowadzonymi tą ustawą są m.in. skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych pracowników co do zasady z 50 do 10 lat oraz umożliwienie pracodawcom prowadzenia i przechowywania tej dokumentacji w postaci elektronicznej.

Dokumenty dotyczące pracowników, z którymi został nawiązany stosunek pracy przed dniem wejścia w życia wskazanej powyżej ustawy powinny być przechowywane zgodnie z przepisami wcześniej obowiązującymi tj. przez okres 50 lat (omówione powyżej).

Ustawodawca przyjął jednak rozwiązanie umożliwiające skrócenie tego okresu 50 letniego do 10 lat ale muszą zostać spełnione w tym celu dwa warunki:

1. skrócenie może dotyczyć tylko pracowników, z którymi nawiązano stosunek pracy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r.,

2. Dodatkowym warunkiem jest złożenie raportu informacyjnego.

Odnosząc się do przechowywania dokumentacji podatkowej, wskazać należy, iż zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej). Przy czym zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (co do tych dokumentów, niestety ginąć nie chcą, nie lubią i nawet myszom nie smakują ….). 

Kolejnym rodzajem dokumentów, gdzie przepisy wskazują na konkretne terminy przechowywania dokumentów, jest dokumentacja rachunkowa wynikająca z przepisów ustawy o rachunkowości. Ustawa o rachunkowości w art. 74 wskazuje, iż:

  1. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.
  2. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:
    1. księgi rachunkowe – 5 lat;
    2. karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;
    3. dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
    4. dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
    5. dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;
    6. dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
    7. dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;
    8. pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – 5 lat.
  3. Okresy przechowywania ustalone w ust. 2 oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

W zakresie dokumentacji technicznej, przepisy prawa budowlanego wskazują, że inwestor ma obowiązek przekazać właścicielowi lub zarządcy obiektu dokumentację budowy i dokumentację powykonawczą przy oddawaniu obiektu budowlanego do użytkowania. Przekazaniu podlegają również inne dokumenty i decyzje dotyczące obiektu, a także, w razie potrzeby, instrukcje obsługi i eksploatacji: obiektu, instalacji i urządzeń związanych z tym obiektem. Właściciel lub zarządca, któremu została przekazana wskazana powyżej dokumentacja jest obowiązany przechowywać ją przez okres istnienia obiektu.

Umowy, których stronami są przedsiębiorcy, nawet mające formy aktu notarialnego, są ich dokumentami prywatnymi i nie ma tu konkretnych przepisów nakładających obowiązek ich przechowywania przez oznaczony okres. Niemniej jednak dla wyjątkowo niecierpliwych, przeciwników białych myszek, zachęcam do przechowania takiej dokumentacji przez okres minimum 10 lat tj. do czasu najbardziej prawdopodobnego wygaśnięcia roszczeń odszkodowawczych związanych z takimi umowami.

Niestety w trakcie likwidacji spółki dokumentów najciężej (dosłownie) się pozbyć.

Dokonanie archiwizacji dokumentów po zakończeniu procedury likwidacyjnej jednostki jest jednak wyjątkowo ważne, gdyż służy zachowaniu informacji dotyczących zamkniętego przedsiębiorstwa i ma zapewnić wszelkim instytucjom dostęp do dokumentacji źródłowej. Po likwidacji firmy dokumenty muszą zostać przekazane do przechowania innej jednostce, która świadczy profesjonalne usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Jako dowód przyjęcia dokumentów przedsiębiorca otrzymuje zaświadczenie które wraz z informacją o adresie przechowywania dokumentacji winno trafić m.in. do właściwego urzędu skarbowego, zakładu ubezpieczeń społecznych czy sądu rejestrowego.

Po upływie omówionych powyżej terminów, dokumenty (po przeprowadzeniu szczegółowej eksmisji niechcianych lokatorów) są utylizowane przez przechowujące je firmy.

A w kilku słowach?

Gdy szukasz swoich akt pracowniczych, zginęły twoje zaświadczenia, nie możesz znaleść faktury od kontrahenta a na miejscu dotychczasowej firmy wyrósł park lub kolejna Biedronka – wiesz już gdzie możesz szukać pomocy …

Dokładnie!! U myszy 🙂

 

Wpis do Księgi Wieczystej roszczeń z umowy przedwstępnej

Agnieszka Stec-Bielak        13 września 2017        Komentarze (0)

Zawarcie umowy przedwstępnej nabycia nieruchomości z zachowaniem formy aktu notarialnego nie zawsze uchroni nas przed nieuczciwym sprzedającym.

Niestety dobrze znana formułka zgodnie z którą przyszły nabywca zawierając umowę przedwstępna nabycia nieruchomości z zachowaniem formy przewidzianej dla umowy właściwej jest w pełni zabezpieczony przez rezygnacją sprzedającego lub jakimikolwiek próbami „ucieczki” od zawarcia umowy przenoszącej własność nie do końca sprawdza się w praktyce.

Nikt bowiem nie uchroni nas, jako kupujących, od sytuacji gdy sprzedający daną nieruchomość po zawarciu z nami umowy przedwstępnej nie sprzeda swojej pięknie położonej działki na której w naszych oczach już stoi ten wymarzony dom, innemu marzycielowi.

A może wpis roszczenia do Księgi Wieczystej. Przecież Księgi Wieczyste czyta każdy. Z założenia stworzone są po to by chronić i informować.

Możliwość wpisu do danej księgi roszczenia o przeniesienie własność nieruchomości, gdy już podpisaliśmy umowę przedwstępną, daje nam bezpośrednio art. 16 ust. 2 pkt 2 zd. pierwsze ustawy o księgach wieczystych i hipotece. Wniosek taki najlepiej zawrzeć już w akcie notarialnym – umowie przedwstępnej. Wniosek taki jest dodatkowo płatny w kwocie 150 zł za wpis tego roszczenia do księgi wieczystej nieruchomości oraz około 200 zł + VAT taksy notarialnej od czynności notariusza polegającej na złożeniu do sądu wieczystoksięgowego wniosku o wpis takiego roszczenia.  Warto pokreślić, iż wniosek taki już po zawarciu umowy przedwstępnej (o ile została zwarta w formie aktu notarialnego) mogą bezpośrednio w sądzie wieczystoksięgowym złożyć również strony umowy. Należy pamiętać, iż zawsze wpis takiego roszczenia wymaga zgody właściciela, czyli strony sprzedającej w przyszłości nieruchomość. Bez takie zgody, czy to zawartej w akcie notarialnym czy wyrażonej później poprzez stosowne oświadczenie przynajmniej w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym, sąd nie wpisze naszego roszczenia z umowy przedwstępnej.

Wniosek – sama umowa przedwstępna nie daje przyszłemu nabywcy uprawnienia do wpisu jego roszczenia o zawarcie umowy przenoszącej własność do księgi wieczystej.

 Czy warto zadbać o wpis takiego roszczenia do księgi wieczystej?

Zdecydowanie tak.

Wpis taki daje dodatkowe zabezpieczenie dla kupującego który na podstawie art. 17 ustawy o księgach wieczystych i hipotece, uzyskuje rozszerzoną skuteczność względem praw nabytych przez czynność prawną po jego ujawnieniu, przekształcając się z roszczenia przeciwko oznaczonej osobie (zobowiązanej z umowy przedwstępnej) w roszczenie przeciwko każdoczesnemu właścicielowi nieruchomości. (Sąd Najwyższy z dnia 13 lipca 2005 r. I CK 28/05.). Stąd też w przypadku sprzedaży nieruchomości na osobę trzecią, jako pominięci nabywcy z umowy przedwstępnej będziemy uprawnieni do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej także wobec nowego właściciela nieruchomości. Dopiero więc zawarcie umowy przedwstępnej w formie aktu notarialnego i wpis roszczenia z tego tytułu do księgi wieczystej nieruchomości daje przyszłemu nabywcy gwarancję, że nabędziemy wybraną przez nas nieruchomość.

Warto więc wynegocjować zgodę na wpis takiego roszczenia już w umowie przedwstępnej.

Życzymy owocnych negocjacji!

 

 

 

Liczenie głosów „garaży” przed nowelizacją z 2015 r.

Agnieszka Stec-Bielak        15 lipca 2016        Komentarze (0)

cropped-OBR_5869.jpgNa kanwie sporu sądowego z deweloperem jaki Kancelaria prowadzi w imieniu jednej z warszawskich Wspólnot Mieszkaniowych, pojawił się w toku procesu zarzut, który prowadzi wprost do orzeczenia Sądu Najwyższego Izba Cywilna z dnia 17 czerwca 2015 r. sygn. akt. I CSK 355/14.

Orzeczenie, z uwagi na stan prawny w jakim rozpatrywał sprawę Sąd, tj. sprzed dokonanej w 2015 r. nowelizacji ustawy o własności lokali „rozbijającej” udział współwłaścicieli lokali garażowych, jest o tyle istotne, iż w sposób jednoznaczny określa przypadki dopuszczalności „doliczania” głosu współwłaścicieli lokalu garażowego.

Z zasady Wspólnoty głosu lokali garażowych nie uwzględniały przy obliczaniu proporcji udziałów ZA i PRZECIW danej Uchwale. Wymagana jednomyślność zdawała się w zdecydowanej większości przypadków niemożliwa do osiągnięcia. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia  12.12.2012 r. w sprawie za sygn. akt: III CZP 82/12 dodatkowo przesądził o niepodzielności głosu przysługującego współwłaścicielom lokali garażowych.

Niepodzielność nie musi jednak oznaczać, iż we wszystkich sprawach będących przedmiotem konkretnej uchwały wymagana jest jednomyślność współwłaścicieli.

Sąd Najwyższy w uzasadnieniu przywołanego orzeczenia z dnia 17 czerwca 2015 r. , iż kwestia sposobu wykonywania prawa głosu we wspólnocie mieszkaniowej przez współwłaścicieli lokalu użytkowego stanowiącego odrębną własność, sporna w doktrynie i orzecznictwie sądów powszechnych, w orzecznictwie Sądu Najwyższego jest rozwiązywana jednolicie, a ostatecznym wyrazem stanowiska tego Sądu jest wspomniana już powyżej Uchwała z 12 grudnia 2012 r. III CZP 82/12 (OSNC 2013/6/75) stwierdzająca, że prawo głosu wynikające z udziału w nieruchomości wspólnej związanego z odrębną własnością lokalu przysługuje niepodzielnie współwłaścicielom tego lokalu.

Uzasadnione jest więc, zdaniem sądu, stosowanie do takiej decyzji przepisów o zarządzie rzeczą wspólną: art. 199 i art. 201 k.c. W zależności od tego co ma być przedmiotem głosowania (uchwały) – stosownie do postanowień art. 22 ustawy o własności lokali czy czynność zwykłego zarządu, czy przekraczająca zwykły zarząd – wykonanie prawa głosu przez współwłaścicieli lokalu użytkowego może stanowić czynność zwykłego zarządu albo czynność przekraczającą zakres zwykłego zarządu.

Sąd uznał, iż o tym czy uchwała wspólnoty stanowi czynność zwykłego zarządu, czy przekracza zakres zwykłego zarządu decyduje przedmiot uchwały, a nie sam akt głosowania.

Ustalenie sposobu głosowania nad uchwałą jest zdeterminowane przedmiotem uchwały:

  • jeżeli uchwała dotyczy kwestii przekraczających zakres zwykłego zarządu, do głosowania nad nią należy stosować zasady przewidziane w art. 199 KC, a więc konieczna jest jednomyślność wszystkich współwłaścicieli;
  • jeżeli uchwała dotyczy czynności zwykłego zarządu, do jej podjęcia wystarczy, zgodnie z art. 201 KC, zgoda większości współwłaścicieli, a więc głosowanie za jej podjęciem przez większość współwłaścicieli.

Skoro zatem zarządzanie i administrowanie rzeczą wspólną zalicza się do czynności zwykłego zarządu, a zarządca, w tym także zarząd wspólnoty mieszkaniowej, może samodzielnie podejmować wyłącznie czynności zwykłego zarządu, to wybór przez współwłaścicieli członków zarządu wspólnoty mieszkaniowej należy zaliczyć także do czynności zwykłego zarządu rzeczą wspólną, nie ma bowiem żadnego racjonalnego powodu, by czynność tę uznać za przekraczającą zwykły zarząd.

Za taką wykładnią przemawia również to, że wybór członków zarządu we wspólnocie mieszkaniowej powinien odbywać się szybko i sprawnie, by wspólnota nie pozostawała zbyt długo bez zarządu, który jest niezbędny do załatwiania bieżących spraw związanych z nieruchomością wspólną, a jak wskazano na wstępie podjęcie uchwały należącej do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu może napotykać przeszkody trudne do przezwyciężenia w postaci wymagania jednomyślności współwłaścicieli lokali użytkowych.

Taka wykładnia nie narusza też żadnych praw właścicieli, gdyż zawsze muszą oni wyrazić zgodę na podjęcie przez zarząd każdej czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu, a więc każdej czynności istotnej z punktu widzenia ich praw i obowiązków jako współwłaścicieli nieruchomości wspólnej i właścicieli (lub współwłaścicieli) odrębnych lokali.

Omawiane orzeczenie, wydane w mojej ocenie, „odrobinę” zbyt późno, może okazać się pomocne dla tych Wspólnot które będąc jeszcze w niewielkiej przewadze nad głosami dewelopera doliczały oddane w ten sposób głosy nad konkretnymi Uchwałami.

Zmiany w zakresie prawa wieczystego użytkowania we wspólnotach.

Agnieszka Stec-Bielak        12 kwietnia 2016        Komentarze (0)

Kilka dni temu, redaktor Dziennika Gazety Prawnej poprosił mnie o kilka słów komentarza w zakresie projektu Ministerstwa Infrastruktury, co do zmiany z mocy prawa użytkowania wieczystego na gruntach zabudowanych budynkami wielorodzinnymi w prawo własności.

Zapraszam do lektury efektów naszej rozmowy:

Zrzut ekranu 2016-04-13 o 22.50.01