Gdy po likwidacji spółki pozostają sterty papierów i …. myszki

Agnieszka Stec-Bielak        05 września 2018        Komentarze (0)

Tytuł wpisu lekko „przewrotny”, niemniej jednak likwidując spółkę przedsiębiorcy często zastanawiają się co począć z ogromną ilością dokumentów jakie nierzadko zalegają w ich archiwach.

Obsługując firmy deweloperskie oraz spółdzielnie stałam się prawdziwym mistrzem szperania w wiekowych aktach zalegających w zaciemnionym i często zapomnianym pomieszczeniu do którego klucz wisi w miejscu ukrytym i niedostępnym dla zwykłych śmiertelników….

W takich chwilach zapominam, że nie jestem poczytną autorką powieści SF ani nawet kryminałów, więc powracam do rzeczywistości. Szarej. Papierowej.

Jak długi powinno istnieć archiwum? Tak długo jak istnieje Spółka. Niemniej jednak w przypadku pewnej kategorii dokumentów (księgowe, pracownicze) przepisy szczególne wskazują na dokładne okresy ich przechowywanie – jest to od 5 do 50 lat, w zależności od danych jakie się w nich znajdują.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dokumentacja pracownicza obejmuje dokumentację osobową oraz płacową, w tym listy płac, karty wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty. Termin przechowywania wskazanej dokumentacji wynosi 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika – pracodawcy (wygaśnięcia umowy). Dodatkowo, przepisy kodeksu pracy nakładają na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. W związku z czym taka dokumentacja powinna być przechowywana w siedzibie pracodawcy w miejscu zapewniającym im bezpieczeństwo. Czy takim pomieszczeniem będzie wspomniane powyżej archiwum? To zapewne zależy od innych jego użytkowników, tych bardziej „przyziemnych” …. (wybaczcie, naprawdę ostatnio naczytałam się horrorów)

Ze spraw jednak bardziej istotnych dla czytelnika, niż wspomniane powyżej myszki zamieszkujące niekiedy archiwa firmowe, w dniu 13 lutego 2018 r. została ogłoszona ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ustawa ta ma wejść w życie 1.01.2019 r. Głównymi założenia wprowadzonymi tą ustawą są m.in. skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych pracowników co do zasady z 50 do 10 lat oraz umożliwienie pracodawcom prowadzenia i przechowywania tej dokumentacji w postaci elektronicznej.

Dokumenty dotyczące pracowników, z którymi został nawiązany stosunek pracy przed dniem wejścia w życia wskazanej powyżej ustawy powinny być przechowywane zgodnie z przepisami wcześniej obowiązującymi tj. przez okres 50 lat (omówione powyżej).

Ustawodawca przyjął jednak rozwiązanie umożliwiające skrócenie tego okresu 50 letniego do 10 lat ale muszą zostać spełnione w tym celu dwa warunki:

1. skrócenie może dotyczyć tylko pracowników, z którymi nawiązano stosunek pracy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r.,

2. Dodatkowym warunkiem jest złożenie raportu informacyjnego.

Odnosząc się do przechowywania dokumentacji podatkowej, wskazać należy, iż zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej). Przy czym zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (co do tych dokumentów, niestety ginąć nie chcą, nie lubią i nawet myszom nie smakują ….). 

Kolejnym rodzajem dokumentów, gdzie przepisy wskazują na konkretne terminy przechowywania dokumentów, jest dokumentacja rachunkowa wynikająca z przepisów ustawy o rachunkowości. Ustawa o rachunkowości w art. 74 wskazuje, iż:

  1. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.
  2. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:
    1. księgi rachunkowe – 5 lat;
    2. karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;
    3. dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
    4. dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
    5. dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;
    6. dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
    7. dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;
    8. pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – 5 lat.
  3. Okresy przechowywania ustalone w ust. 2 oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

W zakresie dokumentacji technicznej, przepisy prawa budowlanego wskazują, że inwestor ma obowiązek przekazać właścicielowi lub zarządcy obiektu dokumentację budowy i dokumentację powykonawczą przy oddawaniu obiektu budowlanego do użytkowania. Przekazaniu podlegają również inne dokumenty i decyzje dotyczące obiektu, a także, w razie potrzeby, instrukcje obsługi i eksploatacji: obiektu, instalacji i urządzeń związanych z tym obiektem. Właściciel lub zarządca, któremu została przekazana wskazana powyżej dokumentacja jest obowiązany przechowywać ją przez okres istnienia obiektu.

Umowy, których stronami są przedsiębiorcy, nawet mające formy aktu notarialnego, są ich dokumentami prywatnymi i nie ma tu konkretnych przepisów nakładających obowiązek ich przechowywania przez oznaczony okres. Niemniej jednak dla wyjątkowo niecierpliwych, przeciwników białych myszek, zachęcam do przechowania takiej dokumentacji przez okres minimum 10 lat tj. do czasu najbardziej prawdopodobnego wygaśnięcia roszczeń odszkodowawczych związanych z takimi umowami.

Niestety w trakcie likwidacji spółki dokumentów najciężej (dosłownie) się pozbyć.

Dokonanie archiwizacji dokumentów po zakończeniu procedury likwidacyjnej jednostki jest jednak wyjątkowo ważne, gdyż służy zachowaniu informacji dotyczących zamkniętego przedsiębiorstwa i ma zapewnić wszelkim instytucjom dostęp do dokumentacji źródłowej. Po likwidacji firmy dokumenty muszą zostać przekazane do przechowania innej jednostce, która świadczy profesjonalne usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Jako dowód przyjęcia dokumentów przedsiębiorca otrzymuje zaświadczenie które wraz z informacją o adresie przechowywania dokumentacji winno trafić m.in. do właściwego urzędu skarbowego, zakładu ubezpieczeń społecznych czy sądu rejestrowego.

Po upływie omówionych powyżej terminów, dokumenty (po przeprowadzeniu szczegółowej eksmisji niechcianych lokatorów) są utylizowane przez przechowujące je firmy.

A w kilku słowach?

Gdy szukasz swoich akt pracowniczych, zginęły twoje zaświadczenia, nie możesz znaleść faktury od kontrahenta a na miejscu dotychczasowej firmy wyrósł park lub kolejna Biedronka – wiesz już gdzie możesz szukać pomocy …

Dokładnie!! U myszy 🙂

 

{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }

Dodaj komentarz

Poprzedni wpis:

Następny wpis: